Jedną z podstawowych umiejętności nad którą warto pracować pracując w celach rozwojowych z drugim człowiekiem to udzielani informacji zwrotnej. Udzielając informacji zwrotnych, dajemy innym do zrozumienia, że zarówno dbamy o jakość realizowanych przez nich zadań jak i nasze z nimi relacje. W efekcie wydaje się, że praca w ramach sieci jest obszarem, w którym informacji zwrotnej nie może zabraknąć.

Udzielanie konstruktywnych informacji zwrotnych powinno bazować na kilku podstawowych zasadach:

• podczas udzielania informacji zwrotnej zawsze należy kierować ją bezpośrednio do osoby, której ona dotyczy,
• przekazując informację zwrotną zawsze należy skupiać się na zachowaniach, a nie na osobie,
• zawsze też odnosimy się do sytuacji „tu i teraz”, nie do przeszłości czy do potencjalnej przyszłości,
• udzielając informacji zwrotnej trzeba być bardzo konkretnym- treść informacji powinna dotyczyć faktów nie wrażeń czy domysłów,
• zawsze należy zaczynać od elementów pozytywnych, natomiast mówienie o rzeczach, których nie udało się zrobić warto połączyć z propozycją alternatywnych rozwiązań,
• nie należy oceniać, a już na pewno nie wolno oceniać elementów na które odbiorca udzielanej informacji zwrotnej nie ma wpływu,
• warto wiązać udzielanie informacji zwrotnej z korzyściami indywidualnymi słuchającego, ale też z priorytetowymi wartościami organizacji, w której funkcjonuje.

 Istnieje wiele struktur udzielania informacji zwrotnej. Jedna z najbardziej popularnych nosi nazwę „SPINKA” i bazuje na swego rodzaju krzyżówce:

S zczegół

P ozytywy

I

N egatywy

K onsekwencje

A lternatywy

Zasada użycia tej struktury polega najpierw na powiedzeniu, co zamierzamy omówić, a następnie na przedstawieniu najpierw tego, co dostrzegliśmy pozytywnego, a następnie tego co zauważyliśmy negatywnego w postawie, zachowaniu czy działaniu naszego rozmówcy. Negatywy zawsze powinniśmy wiązać z potencjalnymi konsekwencjami określonej aktywności i łączyć z propozycją (propozycjami) aktywności alternatywnych- z założeniem, że o ich przydatności zdecyduje nasz rozmówca.

Przekazywanie informacji zwrotnej, która z reguły bywa odbierana jak krytyka, wymaga szczególnego przygotowania. Warto:

• dokonać głębokiej refleksji nad sobą- czy mam dobrą wolę , szacunek dla osoby, której zamierzam powiedzieć to, co zamierzam;
• ustalić w stosunku do samego siebie co ma być dokładnie celem naszej wypowiedzi;
• skupić się na poziomie rzeczowym;
• mieć świadomość oporu- akceptować go choć nie pozwolić, by zdominował nasz przekaz;
• być otwartym na zmiany i inne rozwiązania, które mogą być spowodowane dostarczeniem kolejnych konkretów ze strony naszego respondenta.

Podsumowując warto zacytować autora „Mistrzowskiego coachingu” Roberta Hargrove, który rozdział poświęcony udzielani informacji zwrotnej zakończył następującymi słowami: „Podstawą dobrego przekazania informacji zwrotnych nie jest znajomość jakiś konkretnych technik, ale troska o podopiecznych, która pozwoli szczerze przedstawić sytuację. Z jednej strony trzeba nauczyć się cenić ludzi za to, kim są i jakie mają możliwości. Wiem z własnego doświadczenia, że ludzie pragną pochwał- nie tylko z powodu osiągnięć, ale także z powodu tego, kim są. Z drugiej jednak strony trzeba przygotować się na twarde rozmowy z podopiecznymi. Pamiętajcie o tym, żeby chwalić ludzi publicznie, a krytykować na osobności oraz- co najważniejsze- żeby robić to z życzliwością”[1]. A jak wy radzicie sobie z udzielaniem informacji zwrotnych? Czy w ogóle w swojej pracy w ramach sieci dostrzegacie tego typu potrzebę?

 

 

[1] Hargrove R., Mistrzowski coaching. Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2006, s.233